Проект, на мой взгляд, стоит сделать "открытым". Это значит, что принять участие в нем может каждый желающий. При этом материалы проекта (организационные моменты, статьи, промежуточные результаты) должны быть доступны для обсуждения. Ситуация, когда кому-то одному "сливаются" все материалы и он их как-то "переваривает", не совсем корректна - так трудно учитывать мнения других участников.
Предлагаю, как вариант, такую модель:
1. Несколько человек (минимум двое) занимаются приемом, хранением и распределением входящих/выходящих информационных потоков. Т.е. сбором всех присланных/найденных/написанных материалов, их хранением у себя на винтах (с резервным копированием) и передачей на обработку. Так предотвращаются размазанность информации (по сути, проект для этого и создается) и всякие случайности вроде "сломался компьютер и вся инфа пропала :(".
2. Несколько тематических рабочих групп, занимающихся обработкой инфы по определенной теме. Т.е. они получают материалы по конкретной теме, редактируют и увязывают их между собой. Думаю, группы логично формировать по интересам, кто что лучше знает и кому чем интереснее заниматься. Каждая группа принимает окончательное решение по содержанию "своих" материалов и, естественно, может принимать участие в обсуждении других тем.
3. Техническая группа, решающая две основные задачи: Поддержание сайта, на котором будут выкладываться материалы и проходить их обсуждение. И создание/настройка программной части диска-справочника. Сюда попадает просмотр текста и графики (и, возможно, музыки), поиск, реализация сложных запросов, конвертирование инфы в нужный формат и т.д.
Пришедшие материалы (или ссылки на них) и результаты обработки выставляются для обсуждения и после дообрабатываются. Здесь возникает вопрос - выставлять на обсуждение ограниченному кругу лиц или всем. ИМХО, второе лучше, хотя будет больше флейма, но будут и полезные мнения. Так мы сможем обеспечить подключение к проекту достаточно большого для его успешного завершения количества участников. А флейм можно просто игнорировать.